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L’URPS CDLB recrute un(e) Secrétaire administrative(f)

Fiche de poste de l’URPS CDLB (publiée le lundi 20 mai 2019)

Secrétaire administrative(f) (F/H) en CDI à temps plein à Rennes

 

Description du poste :

Tâches administratives (70 % du temps) :

●    Gestion du courrier entrant et sortant ;

●    Gestion de la messagerie mail de l’URPS et des appels ;

●    Accueil téléphonique et physique ;

●    Mise à jour des Agendas partagés du Président, des administrateurs, du règlement intérieur de l’URPS ;

●    Organisation et gestion des dossiers informatiques et papiers de l’URPS (force de proposition pour un meilleur nommage, classement, archivage des dossiers papiers et informatique et des boîtes mails) ;

●    Co-création d’un Document unique regroupant toutes les procédures de gestion ;

●    Appui à la Secrétaire-comptable : Transmission à Brest et classement à Rennes des documents comptables et des justificatifs de recettes et de dépenses : devis, factures, chèques, notes de frais et indemnités, documents de gestion sociale, lettres de mission, PV de réunions (AG et CA), comptes-rendus de projets impliquant un financement de l’URPS, suivi des agendas des chargés de missions… ;

●    Force de proposition pour le choix d’outils et logiciels adaptés à l’association (logiciel de secrétariat et de gestion des horaires et des congés,…) ;

●    Organisation et préparation des réunions (Assemblées générales, Conseils d’administration,…) ;

●    Mise en forme des comptes-rendus et courriers à partir des notes des administrateurs et chargés de missions ;

●    Veille sur l’actualité des URPS et de la profession de chirurgien-dentiste (Agence Régionale de Santé, Légifrance, juridique, événementiel, documentaire…) ;

●    Force de proposition pour un annuaire des mandants.

Collaboration avec les 2 chargés de missions (30 % du temps) :

●    Gestion des campagnes de communication de l’URPS (Réseaux sociaux (Facebook) et site web, newsletter, outil de mailing d’articles (SendinBlue….) ;

●    Participation à l’organisation logistique des formations, évènements et projets de l’URPS ;

●    Demandes de devis (vidéoconférence,…) ;

●    Gestion de l’intendance du bureau (liste de petits achats, prise de RDV pour petits travaux, syndic de copropriétaires de l’immeuble), contrats des petits matériels et accessoires (téléphone portable…)

●    Participation à l’organisation des prochaines élections de l’URPS.

 

Compétences requises :

Savoir :

  • Bases du secrétariat : solides compétences administratives : maîtrise des outils Gmail, Google Drive, Microsoft (Word, Excel, PowerPoint), Doodle ou équivalent, Internet / Chrome, page Facebook, sites WordPress, outil de mailing SendinBlue ou équivalent ;
  • Capacité à rédiger et prendre des notes : très bonne maîtrise de la langue française écrite et orale ;
  • Solides compétences organisationnelles : nommage et classement des documents et mails ;
  • Communication rapide et efficace : maîtrise des nouveaux canaux de communication (réseaux sociaux…) – à défaut de maîtrise, forte appétence.

Savoir-faire :

  • Planification de campagnes de communication (Facebook, mails, newsletters) ;
  • Organisation d’Assemblées générales (convocation, ODJ, réservation de repas) ;
  • Participation à l’organisation d’évènements (invitation, relance, location de salles…).

 Savoir-être :

  • Grande polyvalence, Organisé(e) et méthodique ;
  • Gestion des priorités et sens de l’anticipation ;
  • Sens du relationnel, discrétion, réponse avec courtoisie aux demandes des interlocuteurs ; faculté à gérer le stress dans l’urgence.

Diplôme requis :

  • Bac pro / Bac technologique / BTS / DUT / Licence préparant aux métiers du Secrétariat / Assistance de direction / Gestion administrative

 Rémunération :

  • Salaire brut mensuel minimum : SMIC (négociable en fonction de l’expérience) ;
  • CDI à temps plein (35 h/sem) avec période d’essai de 2 mois renouvelable 1 fois ;
  • Titre de transport en commun pris en charge à 50 %.

Equipe :

Association Loi 1901 dont les bureaux sont situés au 25 boulevard de La Liberté, 35000 Rennes, et composée de :

  • 12 administrateurs (chirurgiens-dentistes libéraux élus exerçant en Bretagne) dont le président : M. le Dr Dominique LE BRIZAULT à Rennes ;
  • Deux Chargés de missions à temps plein à Rennes ;
  • Une Secrétaire-comptable à Brest, auprès du Trésorier.

Période de recrutement :

  • Réception des candidatures (CV + lettre de motivation) jusqu’au lundi 3 juin 2019 à 16h00 à l’adresse mail suivante : urpscdbretagne.secretariat [AT] gmail .com en précisant dans l’Objet du mail : “ Recrutement URPS – Vos Prénom NOM ” ;
  • Dates d’entretiens : Les jeudi 13 et 20 juin 2019 en matinée à Rennes (autres dates sous réserve) ;
  • Prise de poste : Fin juin – début juillet 2019 (date négociable).

 


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